Forskrift for indsamling, anvendelse, opbevaring og sletning af personoplysninger

Indsamling:
1. Ved indmeldelse i roklubben udfylder medlemmet selv:
a. Navn
b. Adresse
c. Personnummer
d. E-mailadresse
e. Telefonnummer
f. Bankkontooplysninger
g. Erklæring om medlemmets evne til at kunne svømme mindst 300 meter.
2. Oplysningerne gives på en fysisk blanket, der modtages af et medlem af roklubbens bestyrelse.

Anvendelse:
3. Navn og adresse anvendes til identifikation af medlemmet.
4. Personnummer anvendes til etablering af forbindelse til PBS for kontingentopkrævning.
5. Personnummerets første 8 cifre anvendes til personidentifikation i forbindelse med roklubbens elektroniske adgangskontrolanlæg.
6. Personnummerets første seks cifre anvendes til vurdering af medlemmets status som enten junior- eller seniormedlem. Endvidere anvendes det som grundlag for roklubbens ansøgning af tilskud fra myndigheder og fonde m.v.
7. E-mailadresse anvendes til roklubbens skriftlige kontakt til medlemmerne.
8. Telefonnummer anvendes til eventuel opringning til medlemmet.
9. Bankoplysninger anvendes til oprettelse af kontakt til PBS for kontingentopkrævning.
10. Oplysning om svømmefærdigheder anvendes til beslutning om medlemmet kan optages som medlem i roklubben.


Opbevaring
11. Indmeldelsesblanket opbevares i ringbind i lukket arkivskab i aflåst bestyrelseslokale. Bestyrelsens medlemmer har adgang til bestyrelseslokalet.
12. Personnummer registreres i roklubbens elektroniske regnskabssystem (systemnavn!)Formand og kasserer har adgang til systemet.
13. Personnummerets første 8 cifre opbevares i roklubbens elektroniske adgangskontrolsystem (systemnavn!). Alle bestyrelsesmedlemmer har adgang til adgangskontrolsystemet.

Sletning:
14. Ved medlemmets udmeldelse opbevares alle personoplysninger i et år. Herefter slettes alle oplysninger på nær navn, dato for indmeldelse og dato for udmeldelse.