Forretningsorden for Maribo Roklub

Vedtaget på bestyrelsesmøde d. 2. maj 2016.

1. Mødeindkaldelse og sagernes fremlæggelse
Ordinært bestyrelsesmøde finder som udgangspunkt sted den 1. mandag i hver måned, dog således at det aftales fra gang til gang.
Formanden udsender via mail dagsorden til bestyrelsesmøde. Eventuelle punkter kan fremsendes til formand senest 2 dage før mødet.
Ethvert medlem kan fremsende emner til beslutning eller diskussion på bestyrelsesmødet.
Punkter til beslutning skal fremgå af dagsordenen.
Mødetidspunkterne offentliggøres på opslagstavlen i klubben.

2. Mødets ledelse
 Mødet ledes af formanden eller i formandens fravær af næstformanden.

3. Orientering på møder
 Bestyrelsesmedlemmer kan, hvis de er forhindret i at deltage i et bestyrelsesmøde, fremsende skriftlige indlæg via mail til formanden, som fremlægger det på bestyrelsesmødet.

4. Skriftlig behandling
 Sager kan afgøres ved skriftlig behandling via mail. Formanden sender sin indstilling til sagens afgørelse til bestyrelsesmedlemmerne med angivelse af tidsfrist (ikke under 5 dage) for stillingtagen. I forbindelse med dialog via mail besvares en mail med ”svar til alle”. Bestyrelsens beslutning føres til referat på førstkommende bestyrelsesmøde.

5. Bestyrelsesmedlemmernes deltagelse i møderne
Er et bestyrelsesmedlem forhindret i at deltage i et bestyrelsesmøde, skal afbud meddeles formanden og den øvrige bestyrelse inden mødets afholdelse. I referatet anføres for hvert enkelt møde hvilke bestyrelsesmedlemmer, der har været til stede eller er fraværende.

6. Referater og ekspedition af de behandlede sager
Bestyrelsens beslutninger optages i et referat, som efter hvert punkt læses op til foreløbig godkendelse. Referatet udsendes senest 7 dage efter bestyrelsesmødets afholdelse til bestyrelsesmedlemmernes godkendelse. Hvis bestyrelsesmedlemmerne har indsigelser til referatet, skal disse være sekretæren i hænde inden 7 dage efter, at referatet er udsendt. Hele referatet med de indarbejdede indsigelser (bortset fra de dele, der vedrører fortrolige oplysninger) offentliggøres på klubbens hjemmeside.

Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange sin afvigende mening optaget i referatet.
Bestyrelsen kan beslutte, at dele af referatet ikke stilles til rådighed for klubbens medlemmer. Det drejer sig eksempelvis om sager, hvor navngivne klubmedlemmer er genstand for drøftelse i bestyrelsen.
Ekspedition af de af bestyrelsen behandlede sager påhviler det ansvarlige bestyrelsesmedlem. Det påhviler formanden, at referatet offentliggøres, og at fortrolige dele af referatet alene tilgår bestyrelsen.

7. Økonomi
Bestyrelsen og udvalg skal disponere i henhold til godkendt budget. Alle nyerhvervelser samt øvrige aftaler (varer eller tjenesteydelser), der forpligter klubben økonomisk, skal godkendes af bestyrelsen. Kassereren afgiver status på hvert bestyrelsesmøde.

8. Klubhus m.v.
 Lokaler udlånes ikke til private arrangementer. Der udlånes lokaler til kurser i foreningsregi mod honorar fastlagt af bestyrelsen. Der kan ske udlån af borde m.v., der er placeret under halvtaget. Udlån aftales med formanden.

9. Repræsentation
 Klubben giver ikke gaver eller hilsener til medlemmer ved mærkedage.

10. Klubbens drift
 Bestyrelsen udarbejder et årshjul, hvor den næste sæsons arrangementer indskrives.

  • Bestyrelsen varetager: generalforsamling, rengøringsdage, standerhejsning/strygning, grillaftner, Sankt Hans samt kanindåb.
  • Senest 14 dage efter standerstrygning afholdes gennemgang af materiel, hvor materialeforvalteren og mindst to repræsentanter fra bestyrelsen deltager. Gennemgangen skal danne grundlag for beslutning om hvilke reparationer, der skal laves i løbet af vinteren. Endvidere vurderes hvilket materiel, der er behov for i de kommende sæsoner, så dette kan indføres i budgettet. Materielforvalteren indkalder til dette møde.
  • Senest 14 dage inden generalforsamlingen afholdes gennemgang af klubhus, hvor husforvalteren og mindst to repræsentanter fra bestyrelsen deltager. Gennemgangen skal danne grundlag for beslutning om hvilke reparationer, der skal laves. Husforvalteren indkalder til dette møde.
  • Bestyrelsen skal årligt efter generalforsamlingen indhente børneattest på alle bestyrelsesmedlemmer og instruktører. Når børneattester modtages, føres dette til referat på førstkommende bestyrelsesmøde, og attesterne destrueres.

11. Reglementer
Bestyrelsen udarbejder de reglementer, der er nødvendige for klubbens drift. Reglerne offentliggøres på hjemmesiden. På et reglement skal være angivet tidspunkt for vedtagelse. Reglementer opdateres jævnligt.

12. Udvalg
Bestyrelsen sørger for, at følgende udvalg besættes for ét år ad gangen. I alle udvalg skal der mindst være et bestyrelsesmedlem, og alle udvalg refererer til bestyrelsen.

Husudvalg:
Formanden (husforvalter) skal være et bestyrelsesmedlem.
Der vælges en køkkenansvarlig, som vælges blandt medlemmerne.
Der vælges en rengøringsansvarlig, som vælges blandt medlemmerne.
Opgaver: Indvendig og udvendig eftersyn og vedligeholdelse af klubhus. Udvalget skal efter godkendelse af bestyrelsen bestille håndværkere ifm. reparationer m.v. Den køkkenansvarlige står for indkøb til køkkenet og generel vedligeholdelse i køkkenet. Den rengøringsansvarlige står for kontakten til rengøringsfirmaet samt hovedrengøring i klubben.

Udvalg for broer og udenomsarealer:
Formanden vælges blandt medlemmerne.
Opgaver: Renholdelse og vedligeholdelse af udenomsarealer. Vedligeholdelse af bro.

Materieludvalg:
Formanden (materielforvalter) skal være et bestyrelsesmedlem.
Der vælges:
Formand for inriggere, som vælges blandt medlemmerne.
Formand for outriggere, som vælges blandt medlemmerne.
Evt. bådindkøbsudvalg henhører under dette udvalg.
Opgaver: Udvalget skal sørge for vedligeholdelse af alle både. De to formænd har hver især hovedansvaret for de forskellige bådtyper. Indkøb foregår efter aftale med materielforvalteren.

Udvalg for motions- og morgenroning:
Formand vælges blandt medlemmerne.
Opgaver: Arrangementer for roere, rekruttering af nye roere og planlægning af sæsonen.

Udvalg for motionsrum:
Formanden skal være et bestyrelsesmedlem.
Opgaver: Udvalget skal sørge for vedligeholdelse af maskinerne i motionsrummet.

Udvalg for instruktion:
Formanden vælges blandt medlemmerne.
Opgaver: Udvalget skal sørge for instruktion af nye og eksisterende medlemmer samt afholdelse af instruktørkurser og styrmandskurser.

Ungdomsudvalg:
Formanden vælges blandt medlemmerne.
Opgaver: Arrangementer for U-roere, rekruttering af nye U-roere og planlægning af sæsonen.

Kaproningsudvalg:
Formanden skal være et bestyrelsesmedlem.
Øvrige medlemmer er klubbens trænere.
Opgaver: Varetage alle kaproningsaktiviteter.

Tøjudvalg:
Formanden vælges blandt medlemmerne.
Opgaver: Udvalget skal udvælge og formidle/indkøbe klubtøj, som kan erhverves af alle klubbens medlemmer. Tøjet skal dog godkendes af bestyrelsen.

Udvalg for hjemmeside:
Formanden skal være et bestyrelsesmedlem.
Opgaver: Udvalget skal sørge for vedligeholdelse og udvikling af hjemmesiden.

Sponsorudvalg:
Formanden vælges blandt medlemmerne.
Opgaver: At finde sponsorer og tegne kontrakter.

Midlertidigt byggeudvalg nedsat på gen. forsamling marts 2014:
Formand valgt af generalforsamlingen.
Opgaver: Undersøge mulighed for udvidelse af klublokale. 

 

 

Forskrift for indsamling, anvendelse, opbevaring og sletning af personoplysninger

 

Indsamling:

1. Ved indmeldelse i roklubben udfylder medlemmet selv:
a. Navn
b. Adresse
c. Personnummer
d. E-mailadresse
e. Telefonnummer
f. Bankkontooplysninger
g. Erklæring om medlemmets evne til at kunne svømme mindst 300 meter.
2. Oplysningerne gives på en fysisk blanket, der modtages af et medlem af roklubbens bestyrelse.

Anvendelse:
3. Navn og adresse anvendes til identifikation af medlemmet.
4. Personnummer anvendes til etablering af forbindelse til PBS for kontingentopkrævning.
5. Personnummerets første 8 cifre anvendes til personidentifikation i forbindelse med roklubbens elektroniske adgangskontrolanlæg.
6. Personnummerets første seks cifre anvendes til vurdering af medlemmets status som enten junior- eller seniormedlem. Endvidere anvendes det som grundlag for roklubbens ansøgning af tilskud fra myndigheder og fonde m.v.
7. E-mailadresse anvendes til roklubbens skriftlige kontakt til medlemmerne.
8. Telefonnummer anvendes til eventuel opringning til medlemmet.
9. Bankoplysninger anvendes til oprettelse af kontakt til PBS for kontingentopkrævning.
10. Oplysning om svømmefærdigheder anvendes til beslutning om medlemmet kan optages som medlem i roklubben.


Opbevaring
11. Indmeldelsesblanket opbevares i ringbind i lukket arkivskab i aflåst bestyrelseslokale. Bestyrelsens medlemmer har adgang til bestyrelseslokalet.
12. Personnummer registreres i roklubbens elektroniske regnskabssystem (systemnavn!)Formand og kasserer har adgang til systemet.
13. Personnummerets første 8 cifre opbevares i roklubbens elektroniske adgangskontrolsystem (systemnavn!). Alle bestyrelsesmedlemmer har adgang til adgangskontrolsystemet.

Sletning:
14. Ved medlemmets udmeldelse opbevares alle personoplysninger i et år. Herefter slettes alle oplysninger på nær navn, dato for indmeldelse og dato for udmeldelse.